Internationaal BezoekersprogrammaInternationaal Bezoekersprogramma

Culturele organisaties gevestigd in Nederland. Onderwijsorganisaties komen voor een bijdrage in aanmerking mits het bezoek ten goede komt aan een specifieke activiteit die aantoonbaar buiten de reguliere werkzaamheden valt en die toegankelijk is voor publiek. Buitenlandse organisaties en ambassades kunnen niet aanvragen via de Open Call.

Een financiële bijdrage van maximaal €2.500 ex btw per aanvraag/aanvrager voor het realiseren van een (digitaal) Internationaal Bezoekersprogramma* voor een bezoek van één of meerdere buiten Nederland gevestigde professional(s) zoals: ontwerpers, curatoren, directeuren, theoretici, onderzoekers, beleidsmedewerkers, en journalisten. De gast(en) is/zijn nog niet eerder/niet vaak in Nederland te gast geweest en (nog) niet in bezit van een uitgebreid netwerk in Nederland. Aanvragen voor gasten met het werkterrein aantoonbaar in Nederland worden niet gehonoreerd.

• Onder Internationaal Bezoekersprogramma wordt verstaan: minstens één of meerdere ontmoetingen gericht op kennisuitwisseling tussen één of meerdere buiten Nederland gevestigde professionals en het Nederlandse ontwerpveld, relevante overheidsorganisaties of andere gerelateerde culturele instituten binnen de disciplines architectuur, design en digitale cultuur. Het bezoekersprogramma dient internationale uitwisseling en kennismaking met het Nederlandse ontwerpveld in brede zin te stimuleren.

*Een digitaal bezoekersprogramma kan bestaan uit bijvoorbeeld een lezing, interview, workshop, masterclass, groepsdiscussie, netwerkbijeenkomst, of 1-op-1 gesprekken in de vorm van een online uitzending dan wel online publicatie.

• De aanvrager moet aantonen dat het bezoek van toegevoegde waarde is voor de gast, de ontvangende partij en hun publiek, door hun bezoekersprogramma te organiseren naast relevante bijeenkomsten.
• Het bezoek dient te voldoen aan tenminste één van de volgende drie criteria:

• Ter verdieping en verbreding van publiek-toegankelijke programma van de aanvrager: de gast is een autoriteit op een specifiek vakgebied of thematiek of nog niet bekend bij het Nederlandse publiek.
• Ter versterking van de internationale contacten van zowel de aanvragende partij als de bezoeker (bijvoorbeeld ter bevordering van het opzetten of uitwerken van een specifiek samenwerkingsproject in/met Nederland).
• Het voorgestelde bezoekersprogramma is voor zowel de bezoeker als de ontvangende partij (en diens publiek) van meerwaarde: de aanvragende partij spant zich in om ontmoetingen te organiseren met voor de bezoeker relevante partijen.

• De aanvraag moet de motivatie van de voorgestelde gast toelichten aan de hand van een korte biografie, de relatie met het event/programma en de doelstellingen van de organisatie.
• Het evenement waarvoor de bezoeker wordt uitgenodigd (als spreker of gast) moet in de aanvraag worden beschreven wat betreft de aard, het bereik en de doelgroepen.
• Het bezoek moet plaatsvinden tussen 1 januari en 28 februari 2025 voor de fast-track procedure en tussen 1 maart en 31 december 2025 voor de reguliere procedure.

• Er kan per aanvrager maximaal €2.500 ex btw per kalenderjaar worden toegekend. Dit bedrag kan aan meerdere gasten worden besteed.
• Er dient een realistische begroting meegestuurd te worden bij de aanvraag.
• Betaling geschiedt achteraf op basis van facturering van de werkelijk gemaakte kosten en bewijsstukken en bedraagt maximaal €2.500.- exclusief btw in totaal en is nooit hoger dan het in de aanvraag gevraagde bedrag.
• Afrekening en inhoudelijke rapportage dienen aan de hand van een format binnen één maand na afloop van het bezoek te worden afgerond en ingeleverd.

Kosten die worden vergoed fysiek programma:

• Reiskosten (vlieg-treintickets, taxi) naar, vanen in Nederland op basis van economy class/tweede klas, verblijfkosten (hotel) tot een maximum van €175 per nacht
• Bijkomende programmakosten (entreekosten overige bezoeken NL, (netwerk)diner) voor maximaal €1000.

Kosten die niet worden vergoed fysiek programma:

• Honorarium (bijv. voor het geven van een lezing/deelname meeting), visakosten, per diem, publiciteit en overige kosten ter financiering van het eigen evenement.

Kosten die worden vergoed digitaal programma:

• Honorarium internationale bezoeker(s) voor maximaal €1000 in totaal per gast. (Honorarium voor niet-gasten, zoal de moderator, worden hier niet meegeteld en worden gerekend als materiële kosten).
• Materiële kosten / inhuur derden ten behoeve van het digitale bezoekersprogramma zoals: vertalingen, redactie- en schrijfwerk voor online artikelen, beelddocumentatie, fotografie, beeld- en audio nabewerking, video-opnames, ondertiteling, streaming, webhosting, huur locatie, huur streaming-, opname- en of audioapparatuur, kosten inhuur externe technici, kosten grafische vormgeving, communicatie-uitingen of campagnes, moderator.

Kosten die niet worden vergoed digitaal programma:

• Immateriële kosten ter financiering van het eigen evenement, organisatie of personele lasten.
• Productiekosten van, of honorarium voor, een nieuw te maken werk van de bezoeker(s).

• Voor de reguliere aanmeldingen dient het digitale formulier uiterlijk 31 januari 2025, 14:00 uur, te worden ingediend. Aanvragen die later worden ingediend, kunnen niet in behandeling worden genomen. Het advies is om de aanvraag eerder in te dienen, zodat eventuele terugkoppeling en aanpassing van de aanvraag nog mogelijk is. Mocht een aanvraag niet aan de voorwaarden voldoen, dan krijgt de aanvrager daarvan zo spoedig mogelijk bericht.
• Het aanvraagformulier moet per e-mail worden ingediend bij Najiba Yasmin, programmamanager Internationaal Bezoekersprogramma, via n.yasmin@nieuweinstituut.nl, met als onderwerp ‘IBP OC Application Submission’.
• Na het indienen ontvang je een e-mail ter bevestiging.
• De aanvraag wordt door een beoordelingscommissie getoetst, aan de hier gestelde voorwaarden, de verwachte kwaliteit van het voorgestelde bezoek, de professionele kwaliteit van de voorgestelde bezoeker(s) en de uitvoerbaarheid van het bezoek op alle onderdelen. Er wordt gekeken naar een goede mix van disciplines, vertegenwoordigde landen en geografische spreiding in Nederland.
• Aanvragers krijgen uiterlijk eind februari / begin maart 2025 bericht.
• Bij honorering wordt een overeenkomst afgesloten tussen het Nieuwe Instituut en de aanvragende organisatie waarin de wederzijdse verplichtingen worden vastgelegd.
• Betaling vindt achteraf plaats op basis van facturering van de werkelijke kosten tot een maximum van € 2.500 (exclusief belasting) met bewijsstukken.
• Afrekening en inhoudelijke rapportage dienen binnen een maand na afloop van het bezoek te zijn afgerond en ingediend.
• De commissie honoreert aanvragen specifiek op de combinatie van de aanvrager, de te ontvangen gast(en) en het voorgestelde programma. Mocht er iets veranderen dan dient u direct contact op te nemen met het Nieuwe Instituut.
• Een organisatie kan maximaal 2.500 euro per jaar ontvangen als bijdrage in de kosten van een internationaal bezoekersprogramma.
• Een organisatie mag zich één keer per jaar aanmelden voor het Internationale Bezoekersprogramma, wat betekent dat je je niet kan aanmelden voor de fast-track én de reguliere Open Call.
• De financiële bijdrage die de Open Call biedt, is géén subsidie. In geval van een afwijzing kunt u geen bezwaarschrift indienen.

• Voor de fast-track aanmeldingen dient het digitale formulier uiterlijk 5 december 2024, 14:00 uur, te worden ingediend. Aanvragen die later worden ingediend, kunnen niet in behandeling worden genomen. Het advies is om de aanvraag eerder in te dienen, zodat eventuele terugkoppeling en aanpassing van de aanvraag nog mogelijk is. Mocht een aanvraag niet aan de voorwaarden voldoen, dan krijgt de aanvrager daarvan zo spoedig mogelijk bericht.
• Het aanvraagformulier moet per e-mail worden ingediend bij Najiba Yasmin, programmamanager Internationaal Bezoekersprogramma, via n.yasmin@nieuweinstituut.nl, met als onderwerp ‘IBP OC Application Submission’.
• Na het indienen ontvang je een e-mail ter bevestiging.
• De aanvraag wordt door een beoordelingscommissie getoetst, aan de hier gestelde voorwaarden, de verwachte kwaliteit van het voorgestelde bezoek, de professionele kwaliteit van de voorgestelde bezoeker(s) en de uitvoerbaarheid van het bezoek op alle onderdelen. Er wordt gekeken naar een goede mix van disciplines, vertegenwoordigde landen en geografische spreiding in Nederland.
• Aanvragers krijgen uiterlijk midden december 2024 bericht.
• Bij honorering wordt een overeenkomst afgesloten tussen het Nieuwe Instituut en de aanvragende organisatie waarin de wederzijdse verplichtingen worden vastgelegd.
• Betaling vindt achteraf plaats op basis van facturering van de werkelijke kosten tot een maximum van € 2.500 (exclusief belasting) met bewijsstukken.
• Afrekening en inhoudelijke rapportage dienen binnen een maand na afloop van het bezoek te zijn afgerond en ingediend.
• De commissie honoreert aanvragen specifiek op de combinatie van de aanvrager, de te ontvangen gast(en) en het voorgestelde programma. Mocht er iets veranderen dan dient u direct contact op te nemen met het Nieuwe Instituut.
• Een organisatie kan maximaal 2.500 euro per jaar ontvangen als bijdrage in de kosten van een internationaal bezoekersprogramma.
• Een organisatie mag zich één keer per jaar aanmelden voor het Internationale Bezoekersprogramma, wat betekent dat je je niet kan aanmelden voor de fast-track én de reguliere Open Call.
• De financiële bijdrage die de Open Call biedt, is géén subsidie. In geval van een afwijzing kunt u geen bezwaarschrift indienen.

Houd in gedachten dat het aantal selecties voor de fast-track procedure gelimiteerd zal zijn.