PrivacyverklaringPrivacyverklaring

1. Wie is het Nieuwe Instituut en waarom deze verklaring?

Wie zijn wij?

De Stichting Het Nieuwe Instituut, hierna “Nieuwe Instituut”, is een organisatie met diverse functies die hieronder nader zullen worden toegelicht. Onze (contact)gegevens zijn:

• Statutaire naam: Stichting Het Nieuwe Instituut
• Vestigings- en bezoekadres: Museumpark 25, 3015 CB Rotterdam
• Postadres: Museumpark 25, 3015 CB Rotterdam
• E-mailadres AVG: avg@nieuweinstituut.nl
• E-mailadres functionaris gegevensbescherming: edoornhein@devos.nl
• Telefoonnummer AVG-vragen: 010 - 4401200
• KvK-nummer: 545.843.53
• Btw-nummer: NL8513.60.683.B.01

Museum voor Architectuur, Design en Digitale Cultuur

Het Nieuwe Instituut is een museum voor architectuur, design en digitale cultuur, en een platform voor de creatieve industrie. Er worden tentoonstellingen, workshops, publicaties, rondleidingen en debatten georganiseerd over de verschillende ontwerpdisciplines zoals grafisch ontwerp, productontwerp, games, mode, (interieur)architectuur, stedenbouw en landschapsarchitectuur.

Rijkscollectie voor Nederlandse Architectuur en Stedenbouw

Nieuwe Instituut beheert de Rijkscollectie voor Nederlandse Architectuur en Stedenbouw met tekeningen, foto’s affiches en maquettes uit de archieven en verzamelingen van Nederlandse architecten en stedenbouwers. Daarnaast is er het ResearchCentre, een internationaal georiënteerde bibliotheek met boeken en tijdschriften over architectuur, stedenbouw, ruimtelijke ordening, interieur, kunst, design en digitale cultuur. De collectie is toegankelijk voor publiek en raadpleegbaar in het Research Centre.

Agentschap voor Architectuur, Design en Digitale Cultuur

Nieuwe Instituut fungeert als bemiddelende schakel bij bijvoorbeeld het koppelen van regionale bestuurlijke vraagstukken aan de innovatieve kracht van ontwerpers en makers. Of bij de invulling van de Nederlandse inbreng tijdens internationale manifestaties voor architectuur, design en digitale cultuur (en hun cross-overs). Op verschillende schaalniveaus verbindt het Agentschap voor Architectuur, Design en Digitale Cultuur het potentieel van het veld met de vragen uit de buitenwereld. Naast projecten op lokale en regionale schaal gaat het steeds duidelijker ook om de internationale rol van de verschillende ontwerpsectoren. Al sinds de start is het instituut verantwoordelijk voor de Nederlandse inzendingen naar zogenoemde statelijke manifestaties, zoals de architectuurbiënnale van Venetië, en voor het beleid op het gebied van marktverruiming. Met ingang van 2016 treedt het Nieuwe Instituut op als Coördinator Internationalisering Creatieve Industrie. In opdracht van het ministerie van OCW wordt hierbij invulling gegeven aan drie taken: een coördinatiefunctie, een Talent Mapping en het ondersteunen van internationale cross-overs.

Afdeling Research

De afgelopen jaren is er binnen de culturele sector hernieuwde aandacht voor de rol en de praktijk van onderzoek. In een wereld waarin in toenemende mate en met grote snelheid enorme hoeveelheden informatie circuleren, speelt onderzoek een cruciale rol bij het zichtbaar maken en verhelderen van zowel bestaande als nieuwe ideeën. Instellingen hebben een eigen verantwoordelijkheid bij het ontwikkelen en onder de aandacht brengen van onderzoek. De Researchafdeling van het Nieuwe Instituut wil projecten, praktijken en initiatieven stimuleren waarvan het succes niet afhangt van het aantal academische referenties, het gebruik van officiële formats of commercieel succes, maar die alternatieven bieden voor gangbare onderzoekspraktijken en collectieve vormen van kennisvorming verkennen.

In deze verklaring (hierna: “Privacyverklaring”) wordt met 'wij', 'ons' of 'onze' verwezen naar het Nieuwe Instituut. Waar gesproken wordt over 'u' of 'uw' wordt bedoeld de gebruiker van onze website of degene die wij via deze Privacyverklaring willen informeren.

Waarom deze Privacyverklaring?

In het kader van het uitvoeren van onze activiteiten kan het Nieuwe Instituut persoonsgegevens van u verwerken. Bijvoorbeeld in gevallen wanneer u het Nieuwe Instituut of onze website bezoekt, de Rijkscollectie wilt raadplegen, contact opneemt met het Agentschap, verzoekt om meer informatie over onze collectie of het depot, een van onze bijeenkomsten, tentoonstellingen of andere evenementen bezoekt of u aanmeldt voor een van onze nieuwsbrieven of als Vriend, Circlelid of Member. Wij zijn ons ervan bewust hoe belangrijk de bescherming van uw persoonsgegevens is. Een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens is voor het Nieuwe Instituut en alle hieraan gelieerde rechtspersonen van groot belang. Wij handelen in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving zoals bijvoorbeeld de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Wij zullen uitsluitend uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken indien dit op grond van de AVG is toegestaan. Uw persoonsgegevens worden vertrouwelijk behandeld en alleen verwerkt voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Wij zorgen ervoor dat uw gegevens op passende technische en organisatorische wijze zijn beveiligd. In deze Privacyverklaring kunt u lezen welke persoonsgegevens wij van u (kunnen) verzamelen en waarom (voor welke doeleinden) wij dat doen. Ook kunt u hier meer informatie vinden over de rechten die u heeft als betrokkene.

Voor wie?

Deze Privacyverklaring geldt voor bezoekers van alle onder beheer van het Nieuwe Instituut gemaakte websites, inclusief alle subdomeinen. Indien een van onze websites een bijzondere of afwijkende omgang met persoonsgegevens hanteert, zal deze een eigen of aanvullende Privacyverklaring aanbieden. Verder geldt deze Privacyverklaring voor alle personen van wie wij persoonsgegevens verwerken in het kader van onze activiteiten, diensten en werkzaamheden. We hopen dat alle informatie hieronder duidelijk staat opgenomen. Indien u hierover vragen mocht hebben, dan kunt u contact met ons opnemen. Onze contactpersoon voor de Privacyverklaring en de hiermee samenhangende onderwerpen is te bereiken via de hierboven genoemde contactgegevens.

2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Nieuwe Instituut verwerkt uw persoonsgegevens alleen wanneer dat voor de uitvoering van onze activiteiten, diensten of werkzaamheden nodig is. Dit geldt ook als u zelf uw contactgegevens aan het Nieuwe Instituut heeft verstrekt. Bijvoorbeeld omdat u graag met ons in contact wilt komen of blijven, meer informatie wenst, u zich heeft aangemeld voor een van de nieuwsbrieven en/of ons wenst steunen als sponsor of begunstiger. Hieronder vindt u een lijst van persoonsgegevens die wij meer in het algemeen verwerken, waarbij in paragrafen 3 en 4 nadere informatie wordt verstrekt over de doeleinden en grondslagen van de verwerkingen. Welke persoonsgegevens er van u worden verzameld, hangt namelijk af van onze relatie tot u. Het kan gaan om de volgende persoonsgegevens:

• Voor- en achternaam, voorletters,
• Titulatuur,
• Adresgegevens,
• Telefoonnummer,
• Geboortedatum,
• Geslacht (gender) / voorkeursvoornaamwoorden,
• E-mailadressen,
• Bankrekeningnummer of kaartgegevens,
• Functie, beroep of opleiding,
• Foto- en/of videobeelden,
• Interactiegegevens, zoals IP-adres, surfgedrag op onze website, klikgedrag en locatiegegevens.
• Interessegebied
• Bezochte activiteiten/verhuur
• Gegevens die voorkomen in de Rijkscollectie voor Nederlandse Architectuur en Stedenbouw
• Andere gegevens die u aan ons verstrekt

3. Algemeen doel en grondslagen van de verwerking van persoonsgegevens

Hieronder staat opgesomd voor welke algemene doeleinden en op basis van welke rechtsgrondslagen wij persoonsgegevens van u verwerken. In paragraaf 4 wordt deze informatie voor specifieke activiteiten of per groep betrokkenen nader gespecificeerd en toegelicht.

Nieuwe Instituut zal uw persoonsgegevens alleen verwerken wanneer dat noodzakelijk is voor:

• Informatievoorziening en servicedoeleinden, zoals het onderhouden van contact, het verbeteren van de kwaliteit van onze activiteiten of de afwikkeling van een verzoek om informatie, vraag of klacht.
• De totstandkoming en uitvoering van overeenkomsten tussen u en het Nieuwe Instituut, zoals de aankoop en betaling van online tickets, (digitaal) (beeld)materiaal, bij de levering van producten of diensten door u als leverancier, medewerker, vrijwilliger of zelfstandige, het huren van het Nieuwe Instituut als evenementlocatie, bij giften, bruikleen- en schenkingsovereenkomsten en bij de afwikkeling van een legaat.
• Het opvolgen van wettelijke verplichtingen waarbij we gehouden zijn om uw persoonsgegevens door te geven aan de overheid, zoals aan de belastingdienst;
• Promotionele doeleinden zoals het versturen van nieuwsbrieven;Ontwikkel- en analysedoeleinden om onze website verder te ontwikkelen, te onderhouden en te verbeteren.
• Statistische analyse en marktonderzoek, zoals het meten van respons op onze online promotiecampagnes en het sturen of afnemen van (online) enquêtes.
• Marketingdoeleinden om uw voorkeuren en wensen beter te begrijpen.
• Beveiliging en het voorkomen en opsporen van schade, diefstal of fraude
• Wetenschappelijk en historisch onderzoek, archivering in het algemeen belang.
• Educatieve, academische, journalistieke en artistieke doeleinden.
• Het verkrijgen van inzage in een archief, daaronder begrepen het beoordelen van verzoeken tot het verkrijgen van inzage in beperkt toegankelijke archieven.

Onze verwerkingen voor de bovengenoemde doelen worden gebaseerd op de in de AVG neergelegde rechtsgrondslagen “de uitvoering van overeenkomsten”, “het voldoen aan wettelijke verplichtingen”, “taak van algemeen belang”, ons “gerechtvaardigd belang” en/of omdat u met de verwerking heeft ingestemd en ons hiervoor toestemming heeft verleend. Die rechtsgrondslagen zijn ook van toepassing op de hieronder in paragraaf 4 genoemde doeleinden van specifieke verwerkingen. We verwerken onder meer samen met Rotterdam Festivals persoonsgegevens (postcode en huisnummer) om statistische gegevens te genereren (o.a. segmentering op basis van het Culturele Doelgroepenmodel) en te verzamelen over ons publiek. De resultaten van de diverse onderzoeken zijn niet tot natuurlijke personen herleidbaar. De anonieme gegevens gebruiken we voor verantwoording richting onze subsidiegevers, en bijvoorbeeld als input voor ons programmerings- en marketingbeleid. Uitgebreidere informatie over deze verwerking leest u in de privacyverklaring van Rotterdam Festivals. Als u ervoor kiest om de door het Nieuwe Instituut gevraagde persoonsgegevens niet te verstrekken, zijn wij mogelijk niet in staat om u te voorzien van de informatie en/of overeenkomsten of diensten die u hebt aangevraagd en/of kunnen wij niet voldoen aan de doelstelling(en) waarvoor wij de persoonsgegevens hebben gevraagd en verwerken.

4. Doel en grondslagen van specifieke verwerkingen van persoonsgegevens

Online of telefonisch contact met het Nieuwe Instituut Nieuwe Instituut verzamelt uw persoonsgegevens wanneer u contact met ons opneemt, of dat nu via social media, per email, per telefoon of post is. Wij dienen deze persoonsgegevens te gebruiken om te kunnen reageren op uw vragen, en/of om diensten en/of informatie of producten, die u hebt aangevraagd, te verstrekken. De gevraagde persoonsgegevens omvatten uw naam en de contactgegevens (zoals e-mailadres, telefoonnummer of adres) die afhankelijk zijn van de wijze waarop u wilt dat wij reageren (per e-mail, per telefoon of per post) en uw persoonlijke keuzes en verzoeken.

Inzage in de Rijkscollectie en bezoek aan het Research Centre

Wie de Rijkscollectie wil bezoeken en raadplegen kan daarvoor bij het Nieuwe Instituut terecht. Op vertoon van uw legitimatiebewijs kunt u aan de balie gratis een pas aanvragen. Hiertoe vragen we u op het aanvraagformulier om verschillende persoonsgegevens (naam, adres, woonplaats en telefoonnummer) en identificeren we u met behulp van een geldig legitimatiebewijs. Zonder het tonen van uw legitimatiebewijs is het niet mogelijk een pas aan te vragen. Wij maken en bewaren geen kopie van uw legitimatiebewijs. Sommige archieven zijn beperkt toegankelijk, bijvoorbeeld omdat ze persoonsgegevens van derden bevatten. Om deze archieven in te kunnen zien, dient u aan te tonen dat u een grondslag in de zin van de AVG heeft. Wij vragen u daarvoor een formulier in te vullen. In dat formulier wordt tevens gevraagd om uw naam, telefoonnummer en/of e-mailadres. Nieuwe Instituut verwerkt de door u aangeleverde gegevens op basis van uw toestemming.

Verwerkingen voor journalistieke, wetenschappelijke en historische doeleinden ten behoeve van educatie, academische, artistieke of literaire uitdrukkingsvormen en archivering in het algemeen belang

Binnen de collectie, het Research Centre, de archieven en de Rijkscollectie van het Nieuwe Instituut kan sprake zijn van objecten of documenten waarin persoonsgegevens van nog levende personen voorkomen zoals naam, afbeelding, geboortedatum of bijvoorbeeld woonplaats. Deze dragers met bijbehorende persoonsgegevens zouden in het kader van journalistieke doeleinden kunnen worden tentoongesteld of gepubliceerd. Dat zou kunnen gaan om educatie, academische, artistieke of literaire uitdrukkingsvormen. Ook kan er hierbij sprake zijn van wetenschappelijk en/of historisch onderzoek waarbij cultureel erfgoed wordt gedigitaliseerd en de dragers met persoonsgegevens online toegankelijk zijn, hetgeen van historisch, cultureel en (algemeen) maatschappelijk belang kan zijn. Dit valt binnen het gerechtvaardigd belang van het Nieuwe Instituut als museum en vanwege zijn positie als kennis- en expertisecentrum . Uiteraard zal het Nieuwe Instituut van geval tot geval steeds een afweging maken tussen dit gerechtvaardigd belang en de privacyrechten van degenen wiens persoonsgegevens een rol spelen. In verband met deze specifieke verwerkingsdoeleinden zijn de rechten van betrokkenen zoals die vermeld staan in paragraaf 8, in deze gevallen beperkt voor wat betreft inzage, wijziging of het verwijderen van de persoonsgegevens.

Bezoekers van het museum Nieuwe Instituut

Wanneer u het Nieuwe Instituut bezoekt kunnen er persoonsgegevens van u als bezoeker worden verzameld. Wij verwerken deze persoonsgegevens alleen wanneer deze gegevens nodig zijn om u toegang tot ons museum te kunnen bieden, bijvoorbeeld omdat u online een toegangsbewijs voor ons museum koopt of er gecontroleerd dient te worden of u in het geval van een evenement op een gastenlijst van bezoekers staat.

Videobewakingssysteem

Wij maken gebruik van een videobewakingssysteem om een bezoek aan het Nieuwe Instituut goed, veilig en verantwoord te laten verlopen, omwille van de bescherming en veiligheid van Het Nieuwe Instituut, de collectie, de bezoekers en het personeel. Het doel van dit systeem is om onze beveiligingsmedewerkers Het Nieuwe Instituut te laten monitoren via dit bewakingssysteem. Met het bewakingssysteem wordt gecontroleerd op overtredingen zoals diefstal, vernielingen of ander ongewenst gedrag. Met het bezoeken van ons museum gaan bezoekers ermee akkoord dat zij kunnen voorkomen in de beelden van het videobewakingssysteem. De verkregen beelden zullen enkel intern worden bekeken en gebruikt behalve wanneer er sprake is van een overtreding van de genoemde voorwaarden of andere calamiteiten. In dat geval heeft het Nieuwe Instituut het recht om de beelden verstrekken aan politie en opsporingsdiensten of de schadeverzekeraar.

Evenementen in Nieuwe Instituut

Bij de meeste evenementen verwerken wij de persoonsgegevens van genodigden en bezoekers op lijsten. Deze lijsten worden bekeken door de afdeling Hospitality in verband met het verstrekken van toegang. De lijst kan verder gedeeld worden met medewerkers van het Nieuwe Instituut en de directie van het Nieuwe Instituut, die een gerechtvaardigd marketingbelang hebben op de hoogte te zijn van de aanwezigen, mede om onze bedrijfsactiviteiten en marketingdoeleinden verder te bepalen en te ontwikkelen. Wanneer wij een activiteit of evenement samen met een andere partij organiseren kunnen de relevante contactgegevens van personen worden gedeeld.

Foto- en video-opnames bij evenementen

Tijdens evenementen bestaat de mogelijkheid dat van het evenement, de deelnemers en de bezoekers door een door Het Nieuwe Instituut ingeschakelde fotograaf foto’s en/of filmbeelden worden gemaakt. Nieuwe Instituut heeft bij het maken en publiceren van deze opnames waarop personen herkenbaar kunnen voorkomen op zijn website en/of op social media een gerechtvaardigd marketingbelang, waarbij uiteraard de privacy van betrokkenen in acht wordt genomen.

Bezoek in het kader van educatie en onderwijsprogramma's

In het geval van een bezoek door (school)kinderen, een school of onderwijsinstelling voor educatiedoeleinden (zoals workshops) gelden de bezoekreglementen. De persoonsgegevens van de individuele deelnemers aan het bezoek worden niet verwerkt. De naam en contactgegevens van de contactpersoon van de groep alsook de boekingen per school worden vastgelegd in ons boekingssysteem. Aan de hand van uw persoonsgegevens kunnen wij u in de toekomst benaderen voor andere bezoeken in het kader van ons educatieve programma. Indien u aangeeft daarop geen prijs te stellen, zullen wij uw gegevens verwijderen, en deze niet meer gebruiken.

Online bezoekers van onze website

Nieuwe Instituut verstrekt via zijn websites, waaronder www.nieuweinstituut.nl informatie over zijn activiteiten. Wij gebruiken Matomo, een toonaangevend open-source analyseplatform, voor het verzamelen van gegevens over het gebruik van onze website. Dit stelt ons in staat om de gebruikerservaring te verbeteren en inzicht te krijgen in het bezoekersgedrag. Onze versie van Matomo is zelf-gehost, wat betekent dat de verzamelde gegevens uitsluitend door ons worden beheerd en niet worden gedeeld met of toegankelijk zijn voor derden.In lijn met onze toewijding aan privacy, hebben we Matomo geconfigureerd om IP-adressen te anonimiseren door de laatste twee segmenten te verwijderen (bijvoorbeeld '82.174.0.0'), waardoor het onmogelijk wordt om individuele bezoekers te identificeren aan de hand van hun IP-adres. Dit zorgt ervoor dat uw persoonlijke gegevens beschermd blijven. De gegevens die we via Matomo verzamelen, worden gebruikt om onze website te optimaliseren en te begrijpen welke delen van de site het meest aantrekkelijk zijn voor onze bezoekers. We verzamelen deze informatie met het doel om de inhoud en functionaliteit van onze website continu te verbeteren.

Nieuwbrief om op de hoogte te blijven

Nieuwe Instituut verstuurt periodiek per e-mail verschillende nieuwsbrieven om geïnteresseerden te informeren over het Nieuwe Instituut en zijn activiteiten en evenementen. U kunt zich hiervoor onder meer via de website, Eventbrite en Mailchimp aanmelden. Bij aanmelding verstrekt u ons uw e-mailadres, eventueel ook uw (voor)naam, en geeft u ons toestemming om uw persoonsgegeven te verwerken. U heeft het recht om u op ieder moment en kostenloos af te melden voor het ontvangen van onze nieuwsbrieven door contact op te nemen met onze functionaris gegevensbescherming via de contactgegevens in paragraaf 1 van deze Privacyverklaring. U kunt hiervoor ook gebruik maken van de functie 'afmelden' ('unsubscribe') die in elke nieuwsbrief staat vermeld die u van ons ontvangt.

De verwerking van persoonsgegevens in verband met onze marketingdoeleinden

Nieuwe Instituut kan persoonsgegevens in zijn CRM-systeem verzamelen, bewaren en gebruiken in het kader van zijn marketingbelang. Bijvoorbeeld indien u een van de medewerkers van het Nieuwe Instituut voorziet van uw contactgegevens, heeft ontmoet of als contactpersoon een overeenkomst met het Nieuwe Instituut heeft gesloten. Wij kunnen telefonisch, per mail of per post contact met u opnemen voor marketingdoeleinden met betrekking tot onze activiteiten, evenementen en mogelijkheden om ons instituut te steunen. Indien u ons laat weten dat u deze vorm van marketing niet wilt ontvangen, zullen wij dit respecteren. Wij zullen u voor dergelijke marketingdoelen enkel via elektronische weg, per email, benaderen wanneer u hiermee heeft ingestemd. Mocht u op de hiervoor bedoelde verwerkingen geen prijs stellen, kunt u dit aangeven bij onze functionaris gegevensbescherming of gebruik maken van de functie afmelden ('unsubscribe') die in elke nieuwsbrief staat vermeld die u van ons ontvangt.

Vrienden/Members/Circleleden (Begunstigers) van het Nieuwe Instituut en giften, schenkingen, legaten en bruikleen

In het kader van de administratieve verwerking en afwikkeling van de door ons van Vrienden, Members en andere Begunstigers ontvangen giften, schenkingen, legaten en in- en uitgaande bruiklenen, zal het Nieuwe Instituut ter uitvoering van de overeenkomst en, om aan wettelijke verplichtingen te voldoen, persoonsgegevens van u verwerken zoals de voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, adresgegevens en betalingsgegevens. In verband met de status als ANBI, een algemeen nut beogende instelling, kan op ons de wettelijke verplichting rusten uw persoonsgegevens aan de belastingdienst te verstrekken. We zullen u voorleggen of u, of de erflater, anoniem wenst te blijven bij (tentoonstelling van) het geschonken, geleende of verkregen object, publicaties of publiciteit daarover, of dat u ons toestemming verleent voor de vermelding van uw naam of die van de erflater bij de tentoonstelling van het object en in een eventuele publicatie of publiciteit hierover. U heeft het recht om deze toestemming door verzending van een brief en/of email in te trekken. Nieuwe Instituut houdt zich het recht voor een dergelijk verzoek te weigeren indien zij bijvoorbeeld een beroep kan doen op artikel 85 lid 2 van de AVG o.a. omdat dit recht bijvoorbeeld niet geldt voor verwerkingen voor journalistieke of academische doeleinden.

Agentschap, Research

Bij het uitvoeren van zijn activiteiten ten behoeve van het agentschap en in het kader van research-activiteiten verwerkt het Nieuwe Instituut persoonsgegevens. Wij zullen de hiervoor verzamelde gegevens enkel gebruiken binnen de daarvoor bestemde doelen binnen de functie van het agentschap en research activiteiten.

Zaalhuur in het Nieuwe Instituut

Bij zaalhuur in het Nieuwe Instituut door derden is organisator van het evenement verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens van de deelnemers aan het betreffende evenement. Nieuwe Instituut verwerkt de persoonsgegevens die nodig zijn voor de uitvoering van deze overeenkomst tezamen met de bezoekerslijst voor het evenement die zal worden gedeeld met de medewerkers van het Nieuwe Instituut voor wie de bezoekersinformatie vanuit veiligheidsoverwegingen van belang is.

Sollicitaties bij het Nieuwe Instituut

Tijdens een sollicitatieprocedure zullen wij persoonsgegevens verwerken, zoals uw naam, adres, emailadres, telefoonnummer, geboortedatum en geslacht. Daarnaast zal het Nieuwe Instituut vragen naar gegevens over de door u gevolgde opleidingen alsmede uw arbeidsverleden. In dit kader kan het Nieuwe Instituut tevens een (zakelijk) social media profiel zoals LinkedIn bekijken. Nieuwe Instituut zal uitsluitend de gegevens verwerken voor zover zij een gerechtvaardigd belang heeft bij de verwerking daarvan en indien de verwerking noodzakelijk is voor het doel, namelijk het vinden van de juiste kandidaat voor de functie.

5. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Nieuwe Instituut bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor de persoonsgegevens zijn verkregen, tenzij het bewaren van deze gegevens voor ons noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen. Of, omdat wij hiervoor een gerechtvaardigd belang hebben, of deze gegevens juist op uw verzoek en met uw toestemming bewaren. Uw persoonsgegevens worden verwijderd indien blijkt dat uw contactgegevens niet meer kloppen, uw persoonsgegevens op basis van toestemming worden verwerkt en u de toestemming intrekt, het gerechtvaardigd belang op basis waarvan wij persoonsgegevens verwerken komt te vervallen, en na afloop van de hierna vermelde specifieke termijnen:

Rijkscollectieen Research Centre

Archieven die het Nieuwe Instituut in het algemeen belang beheert, worden in beginsel voor onbepaalde tijd bewaard. Dat is inherent aan het doel ervan. De informatie die het Nieuwe Instituut verzamelt en verwerkt met betrekking tot de bezoekers van de Rijkscollectie en bibliotheekcollectie zal worden bewaard zolang de bezoekerspas aan de bezoeker is uitgegeven. Wanneer de bezoeker geen gebruik meer maakt van de pas worden de gegevens maximaal 2 jaar na het bezoek bewaard behoudens een wettelijke verplichting. Gegevens die het Nieuwe Instituut ontvangt om een verzoek tot inzage in een beperkt toegankelijk archief te kunnen beoordelen, worden voor maximaal 1 jaar na afhandeling van het verzoek bewaard als het verzoek wordt toegewezen en voor maximaal 1 maand na afhandeling van het verzoek als het verzoek wordt afgewezen.

Beveiliging / Cameratoezicht

De gemaakte beelden in het kader van beveiliging en cameratoezicht zullen in beginsel maximaal 4 weken worden bewaard. Wanneer er sprake is van een incident zullen de op dat incident betrekking hebbende beelden bewaard worden totdat het incident (volledig) is afgehandeld.

De afwikkeling van klachten

Informatie over de afwikkeling van vragen of klachten wordt maximaal 2 jaar na afwikkeling daarvan bewaard.

Foto- en filmopnames op evenementen

Nieuwe Instituut zal foto- en/of videomateriaal van evenementen maximaal 15 jaar na afloop van het evenement bewaren. Tenzij er een gerechtvaardigd belang (wettelijke grondslag) is in verband met onze archieffunctie om bepaalde foto's voor onbepaalde tijd te bewaren.

Donateurs, Vrienden, Members, fondsen, begunstigers, contactpersonen

De contactgegevens van personen die het Nieuwe Instituut ondersteunen (bijvoorbeeld als Vriend of Member) of als partner of lid verbonden zijn (geweest) worden, mede gelet op het marketingbelang hierbij en de functie van ons (sponsor)netwerk, maximaal 7 jaar na het beëindigen van de overeenkomst, de gift, schenking of samenwerking bewaard. De persoonsgegevens van personen die producten en/of diensten afnemen (zoals tickets of (beeld)materiaal), optreden als contactpersoon bij educatieve bezoeken of een zaal bij Het Nieuwe Instituut huren, worden maximaal 5 jaar na de beëindiging van de laatste overeenkomst bewaard.

Gegevens van sollicitanten

De in het kader van de sollicitatieprocedure verwerkte persoonsgegevens zullen tot maximaal 4 weken na afronding van de sollicitatieprocedure worden bewaard. Indien het Nieuwe Instituut de persoonsgegevens langer wil bewaren, zal zij de sollicitant om toestemming vragen, waarna de gegevens nog maximaal een jaar worden bewaard.

6. Wie zijn betrokken bij de verwerking van uw persoonsgegevens en met wie delen wij dergelijke gegevens?

Bij de uitvoering van de werkzaamheden kunnen medewerkers van het Nieuwe Instituut toegang tot uw persoonsgegevens hebben. Toegang tot persoonsgegevens is alleen mogelijk indien dat voor de specifieke medewerker noodzakelijk is ter uitvoering van zijn of haar werkzaamheden. Wij kunnen ter ondersteuning van onze organisatie gebruik maken van derden, waarbij door deze derde persoonsgegevens worden verwerkt. Indien het Nieuwe Instituut dergelijke “verwerkers” inschakelt, heeft het Nieuwe Instituut in die gevallen een overeenkomst gesloten waarin wij onder meer afspreken wat de verplichtingen van zo’n derde zijn en ook bijvoorbeeld dat uw persoonsgegevens voldoende worden beveiligd. Tenzij er sprake is van een gerechtvaardigd belang van ons museum of een wettelijke plicht zal het Nieuwe Instituut uw persoonsgegevens niet verstrekken aan derden als het gaat om commerciële doeleinden. Behalve met uw uitdrukkelijke toestemming. U heeft in dat geval het recht uw toestemming in te trekken, zie daarvoor paragraaf 8 hierna. Uw persoonsgegevens kunnen worden verwerkt binnen landen van de Europese Economische Ruimte (EER). Er vindt geen verwerking plaats van uw persoonsgegevens buiten de EER.

7. Welke beveiligingsmaatregelen nemen wij en hoe melden wij datalekken

Nieuwe Instituut heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (hacken), onbevoegde toegang en openbaarmaking. Personen die namens het Nieuwe Instituut toegang hebben tot uw gegevens zijn gehouden tot geheimhouding en zorgvuldige omgang met uw gegevens. Onze medewerkers zijn gebonden aan een intern privacy beleid. Wanneer het Nieuwe Instituut derden als verwerkers inschakelt, verlangen wij dezelfde technische en organisatorische maatregelen van onze verwerkers en hebben wij dit met hen vastgelegd in een verwerkersovereenkomst. Mocht er onverhoopt sprake zijn van een eventueel data-lek zullen wij - in de gevallen waar dat volgens de AVG en/of andere wetgeving nodig is - dit (tijdig) melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en waar nodig ook aan u persoonlijk.

8. Wat zijn uw rechten?

Op grond van de AVG heeft u als betrokkene de volgende rechten:

• Het recht om informatie op te vragen over de verwerkingen van uw persoonsgegevens;
• Het recht om uw persoonsgegevens over te laten dragen aan een andere partij (dataportabiliteit);
• Het recht om uw persoonsgegevens te wijzigen;
• Het recht om door u verleende toestemming in te trekken;
• Het recht om uw gegevens te laten verwijderen indien de gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verkregen of wanneer u uw toestemming intrekt. Het recht om gegevens te laten verwijderen heeft u niet altijd, er kunnen uitzonderingen van toepassing zijn. Dit geldt in het bijzonder voor materiaal uit de Rijkscollectie;
• Het recht op beperking van de verwerking;
• Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking;
• Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens indien u van mening bent dat het Nieuwe Instituut in strijd met de geldende privacyregels zou handelen.

Nieuwe Instituut hecht er belang aan om u erop te wijzen dat de hierboven omschreven rechten geen absolute rechten zijn, en dat het Nieuwe Instituut onder bepaalde omstandigheden aan een bepaald verzoek geen gehoor hoeft te geven. Elk verzoek zullen wij afzonderlijk beoordelen aan de hand van de concrete omstandigheden en de geldende wetgeving. Wanneer wij aan een bepaald verzoek geen gehoor kunnen geven dan zullen wij deze beslissing altijd aan u motiveren.

Functionaris gegevensbescherming

Om de naleving van de verplichtingen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming en het beleid van de Autoriteit Persoonsgegevens zoveel mogelijk te garanderen, is door het Nieuwe Instituut een externe Functionaris voor de Gegevensbescherming aangesteld: mevrouw mr. Els Doornhein, De Vos & Partners Advocaten, Van Miereveldstraat 13, 1071 DW Amsterdam. Mevrouw Doornhein is te bereiken via: edoornhein@devos.nl.

Klachten

Indien u het niet eens bent met een beslissing in verband met uw rechten, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of dit voorleggen aan de rechter. Het recht van bezwaar tegen gebruik van persoonsgegevens voor (direct)marketingdoeleinden is overigens wel absoluut. Dat betekent dat wij verzoeken om geen gebruik te maken van persoonsgegevens voor direct marketing , altijd zullen accepteren. U kunt uw (privacy)verzoeken richten aan het Nieuwe Instituut per e-mail aan avg@nieuweinstituut.nl en/of per post naar het navolgende adres: Nieuwe Instituut, Museumpark 25, 3015 CB Rotterdam, ter attentie van onze functionaris gegevensbescherming. In verband met deze specifieke verwerkingsdoeleinden zijn de rechten van betrokkenen zoals die vermeld staan in paragraaf 8 (voor wat betreft inzage, wijziging of het verwijderen van de persoonsgegevens) beperkt.

9. Gebruik van cookies/hyperlinks

Functionele Cookies: Deze zijn essentieel voor het basisfunctioneren van de website en zorgen ervoor dat u de site efficiënt kunt navigeren en gebruik kunt maken van de functies die erop worden aangeboden. Analytische cookies: We gebruiken een zelf-gehoste versie van Matomo voor het verzamelen van gegevens over hoe bezoekers onze website gebruiken. Deze informatie helpt ons om onze website en diensten te verbeteren. Matomo is zo geconfigureerd dat het IP-adressen anonimiseert, waardoor uw privacy wordt gewaarborgd.We gebruiken geen marketing cookies of andere tracking cookies die uw internetgedrag monitoren voor reclamedoeleinden. U heeft de mogelijkheid om cookies te beheren via de instellingen van uw browser. Houd er rekening mee dat het uitschakelen van cookies de functionaliteit van onze website kan beïnvloeden.

Hyperlinks

Voor zover wij op onze website links plaatsen naar websites van derden, is het van belang te weten dat bij het bezoeken van zulke websites van derden de Privacyverklaring van de betreffende website van toepassing is, en niet die van het Nieuwe Instituut.

10. Aanpassen van deze Privacyverklaring

Onze Privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden aangepast. U vindt de geldende versie op onze website: https://nieuweinstituut.nl/pages/privacy.