CollectieCollectie

Digitale informatie is een breed begrip. Niet alleen in termen van collecties, maar ook als het gaat om materialen en bronnen. Digitale informatie duurzaam toegankelijk maken én houden kent grote uitdagingen, zoals de voortdurende veranderingen in media en technologie, de grote variatie aan gebruikte softwareformaten, bestandsformaten en informatiedragers, de exponentiële groei van digitale informatie en de vraag welke informatie er bewaard moet worden. Met deze preservation policy wordt verantwoording afgelegd over de definitie en aanpak van preservering door Het Nieuwe Instituut.

Het Nieuwe Instituut beoogt met zijn activiteiten zowel de publieke waardering voor de cultuur-maatschappelijke betekenis van architectuur, vormgeving en digitale cultuur te verhogen, als ook de wisselwerking tussen deze disciplines te versterken. Uit de missie, taak en verantwoordelijkheden van Het Nieuwe Instituut volgt automatisch een preserveringsverplichting. Alleen daardoor is Het Nieuwe Instituut in staat blijvende toegang te verlenen aan zijn gebruikersgroepen.Het domein van digitale preservering strekt zich uit over de gehele levenscyclus van digitale objecten. Dat wil zeggen over alle processen rond creatie, verwerving, selectie, verwerking, opslag, beheer en het verlenen van toegang tot dat object.

Een dergelijke reikwijdte vraagt om de zorgvuldige inrichting van een omgeving waarin de processen zich gecontroleerd en in samenhang met elkaar kunnen afspelen. Aan de eisen van zo'n omgeving wordt voor een belangrijk deel tegemoetgekomen door het standaardiseren, formaliseren en documenteren van digitale objecten, metadata en de workflows waarbinnen deze verwerkt, opgeslagen en toegankelijk gemaakt worden. Maar dat is niet het enige dat geregeld moet worden. In 2015 is er door TNO een onderzoek uitgevoerd naar de mate van volwassenheid, de mogelijkheden en benodigde acties voor Het Nieuwe Instituut om de uitdagingen rond verwerving, verwerking en duurzaam beheer van borndigital archieven het hoofd te bieden. De bevindingen en aanbevelingen uit dit onderzoek kunnen worden beschouwd als het startpunt voor de activiteiten van Het Nieuwe Instituut op het gebied van duurzame toegang tot digitale collecties.

De preservation policy van Het Nieuwe Instituut zorgt voor strategische en tactische inbedding van de preserveringsactiviteiten van Het Nieuwe Instituut. Een preservation policy is echter geen statisch document, het dient een langetermijnperspectief te hebben en in te kunnen spelen op veranderingen binnen en buiten de organisatie. De preservation policy van Het Nieuwe Instituut is een dynamisch document dat de hoofdlijnen van beleid ten aanzien van digitale preservering beschrijft en een koppeling vormt met nadere uitwerkingen zoals een file format policy, toegangsbeleid, selectiebeleid, ICT-beleid, etc.

De preservation policy van Het Nieuwe Instituut is een beleidsplan waarin wordt aangegeven hoe Het Nieuwe Instituut de digitale informatie die het beheert authentiek, veilig en bruikbaar houdt. De policy bevat tevens voorwaarden voor producenten van digitale informatie die helpen om digitale informatie efficiënter en effectiever door de tijd heen mee te nemen, zodat ook de (toekomstige) gebruiker over deze informatie kan beschikken. Daarnaast geeft deze policy aan waar de verantwoordelijkheden liggen binnen de organisatie.