Verslag kennissessie: Op pad naar archiveren Verslag kennissessie: Op pad naar archiveren

Sanneke Huisman is projectleider Mediakunst op Wikipedia bij LIMA. Samen met haar collega Hanno Lans vertelt zij over het gebruik van Wikidata in het ontsluiten van een archief. Het project begon naar aanleiding van de online catalogus mediakunst.net, waar de mediacollecties van LIMA, Van Abbemuseum, Stedelijk Museum Amsterdam, Frans Halsmuseum en de Rijksdienst voor Cultureel Erfgoed zijn ontsloten. Vanuit de vraag wie de biografische gegevens kan bijhouden zodat de informatie up to date blijft, dacht Huisman aan Wikipedia. De komende 3 jaar organiseert zij samen met de projectgroep schrijfsessies om kunstenaarsbiografieën voor Wikipedia te schrijven. Deze artikelen worden vervolgens via een koppeling weergegeven op mediakunst.net.

Het initiële doel van het project was om kunstenaars toe te voegen op Wikipedia, maar ondertussen richt Huisman zich meer op hoe je Wikidata inzet als een actieve tool voor archiveren en om data te ontsluiten. Lans vertelt hoe LIMA Wikidata gebruikt om data van de kunstenaars bij elkaar te krijgen. Elk dataprofiel - een Wikidata-item - bevat een aantal gegevens van een kunstenaar, zoals gender, nationaliteit, wie hen vertegenwoordigt, waar hun werken zich bevinden, auteursrechten et cetera. Elke instelling die dit Wikidata-profiel inleest, voegt een eigen identificatiecode aan dit profiel toe. Dat maakt de informatie over de desbetreffende kunstenaar in andere collecties en datasystemen makkelijk vindbaar. Via scripts wordt deze informatie automatisch bij elkaar gezocht. Zo kunnen hele archieflijsten met weinig moeite samengesteld worden en hoeft de organisatie dit niet allemaal zelf actief bij te houden. Doordat LIMA dit op Wikidata doet, wordt de informatie voor veel mensen raadpleegbaar en bruikbaar. 'Het linken van deze open data werkt als een olievlek. Als organisaties informatie op deze manier gaan ontsluiten en gebruiken voor hun archief, kan het vanuit de eerste fase al gekoppeld worden aan dat wat anderen doen: dat is heel waardevol,' aldus Huisman.

Voor Wilbert Helmus, netwerkmanager bij het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE), is de case van LIMA een inspirerend voorbeeld van een groot open-dataproject. Eén waarbij samenwerking met andere instellingen centraal staat. Dat past helemaal bij het credo van het NDE: 'Alleen ga je sneller, samen kom je verder'. Organisaties in het netwerk zijn gericht op het vergroten van de vindbaarheid en zichtbaarheid van hun archieven en geven uitvoering aan de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed. Helmus deelt een aantal tools die door erfgoedinstellingen zijn ontwikkeld en die cultuurproducerende instellingen kunnen inzetten om hun digitaal erfgoed beter te archiveren.

Zo is er de NDE Erfgoedkit, een online toolbox met meer dan 100 tools die kunnen ondersteunen bij het houdbaar, bruikbaar en zichtbaar maken van digitaal erfgoed. Een van de tools is het Spoorboekje Digitalisering Erfgoedcollecties. Met deze planner kan een organisatie een route uitstippelen langs de drie werkterreinen 'houdbaarheid, bruikbaarheid en zichtbaarheid', die past bij de uitgangssituatie die voor de (culturele) organisatie van toepassing is. De provinciale digitaal-erfgoed-coaches kunnen hierbij ondersteunen. Verder biedt de Zelfscan 25 meerkeuzevragen die organisaties een idee geven waar zij met hun digitaal erfgoed staan, met daaraan gekoppeld een aantal direct toepasbare tips. De cursus 'Leren Preserveren' biedt erfgoedprofessionals de benodigde basiskennis voor het duurzaam opslaan, beheren en toegankelijk houden van digitaal erfgoed in het archief. De Wegwijzer Duurzaamheidsbeleid biedt erfgoedinstellingen tools om hun beleid stap voor stap op te bouwen op een wijze die past bij de eigen organisatie en de digitale informatie in beheer. Tot slot biedt de Wegwijzer Voorkeursformaten inzicht in de vraag welke bestandsformaten het meest geschikt zijn voor langdurig archiveren van de informatie.

De opkomst van digitale middelen roept voor veel culturele organisaties nieuwe vragen op en biedt nieuwe kansen in het archiveren van hun content. DEN, het Kennisinstituut cultuur & digitale transformatie, stelt culturele instellingen in staat om de kansen en mogelijkheden van de digitale transformatie te benutten middels een archieftraject.

Marcus Cohen, senior consultant bij DEN, start met de tip om _een integrale strategie voor je archief te ontwikkelen om digitale transformatie te bereiken _- wat wil je als organisatie bewaren en waarvoor? Om te illustreren waar zo'n digitale strategie over zou moeten gaan, heeft het DEN het Focusmodel ontwikkeld, om vanuit de vier waarden creatie, beleving, proces en waarde te inventariseren waar de behoeftes en wensen bij de cultuurproducerende instellingen liggen met het oog op hun archief. Daarnaast gaat digitale transformatie ook over het centraal stellen van de gebruiken, het creëren van waarde en beleving, het zorgen voor een divers aanbod, netwerken, nieuwe businessmodellen, andere manieren van werken en nieuwe digitale vaardigheden.

'Cultuur van vandaag is het erfgoed van morgen,' aldus Cohen, 'dus hoe documenteer ik als organisatie mijn content? Hoe kan een organisatie hun informatiestructuur en archief inrichten, zowel voor eigen gebruik als later voor een groter publiek?' Dit vraagt om nieuwe samenwerkingen en modellen, zoals het Wikidata-model wat LIMA gebruikt. Daarnaast heeft DEN voor cultuurproducerende instellingen en makers een aantal projecten en tools ontwikkeld. Ten eerste helpt het _Archieftraject _de instellingen met het werkarchief en een mappenstructuur, waarover Cohen's collega Guido Jansen later meer vertelt. Daarnaast beschrijft het Regieboek De Vijfde Wand, momenteel in ontwikkeling, de samenwerking tussen sectorbrede digitale infrastructuur van de podiumkunsten. Het dossier _Archivering by Design _richt zich op ondersteuning van ICT binnen de werkpraktijk. The I in Archive brengt verborgen verhalen in het archief naar voren. Daarnaast biedt de website de volgende instrumenten en tools: DEN Focusmodel, thematische dossiers (diverse thema's), DEN Academie (cursussen, programma's), kennissessies Digitale Daadkracht, toekomstverkenningen en een subsidiewijzer.

In het Archieftraject helpt DEN cultuurproducerende instellingen met hun archief aan de slag te gaan en praktische kennis op te doen. Het traject heeft drie werkwoorden als doel, vertelt Guido Jansen, projectleider archieftraject bij DEN: 'Ten eerste starten we met het inventariseren van wat er al aanwezig is. Daarnaast richten we ons op het organiseren zodat het makkelijk bruikbaar is. Tot slot bereiden we voor tot ontsluiting van het archief.'

Het archieftraject van DEN is gebaseerd op het archiefdoorlichtingstraject in België dat CEMPER en meemoo organiseren. Centraal staat de online toolbox Project TRACKS, met praktijkvoorbeelden en richtlijnen om aan de slag te gaan met het archief. De drie pijlers van het archieftraject zoals DEN dat organiseert zijn zelfstandigheid, duurzaamheid en toewerken naar ontsluiten. Het traject duurt drie maanden, waarin wordt toegewerkt naar een plan om langdurig met de ontsluiting aan de slag te gaan. Elke deelnemer wordt aan een coach uit de sector gekoppeld, die als een sparringpartner kan optreden en met je meedenkt. Het traject wordt afgerond met een actieplan, waarin concrete vervolgstappen voor de korte en lange termijn beschreven worden.

In de najaarseditie van het traject is ruimte voor deelname van twee organisaties van design en digitale cultuur. Het traject start rond eind augustus; bij interesse kan gemaild worden naar guido.jansen@den.nl.

De komende tijd gaat NADD met partners onderzoeken in hoeverre de gepresenteerde tools en ontwikkelingen vertaald moeten worden of al bruikbaar zijn voor design en digitale cultuur. Heb je suggesties of wensen, neem dan contact op met Brigitte Jansen, programmanager van het NADD, via b.jansen@hetnieuweinstituut.nl.