De werkgroep als instrumentDe werkgroep als instrument

Werkgroepen zijn een veelgebruikt instrument in de gereedschapskist van instellingen, of het nu gaat om overheids-, academische of culturele instellingen. Een werkgroep is een veelzijdig instrument dat om verschillende redenen wordt ingezet. De Cambridge Dictionary definieert een werkgroep als "een kleine groep mensen, bijvoorbeeld een groep die is gekozen door een regering, die een bepaald probleem of een bepaalde situatie bestudeert en vervolgens verslag uitbrengt van wat ze heeft ontdekt en suggesties doet". Deze definitie schetst een interessant beeld: een gezaghebbend orgaan selecteert een groep mensen om een bepaalde situatie te bekijken, ze rapporteren hun bevindingen samen met enkele suggesties en dan zit het werk van de werkgroep erop. Het is beleidsmatig, tijdelijk en functioneel.

Maar al te vaak worden werkgroepen gekarakteriseerd als een puur praktisch instrument, dat wordt ingezet om een institutioneel probleem op te lossen of een bureaucratisch vakje aan te vinken, en dat vervolgens weer wordt ontbonden zodra het probleem is 'opgelost' en het hokje is aangevinkt. Deze opvatting gaat voorbij aan het potentieel van werkgroepen en al de onverwachte inventiviteit, charme en inzichten die ze tijdens hun bestaan en ook daarna nog kunnen voortbrengen. Ook ik vatte werkgroepen op zoals woordenboeken ze plegen te definiëren, en ik ben me bewust geworden van hun bredere potentieel door in de afgelopen maanden zitting te hebben in de werkgroep Collecting Otherwise.

Hoewel de werkgroep zelf een multifunctioneel instrument is, stelt elk lid de mechanismen binnen de groep samen en cultiveert die, om ervoor zorgen dat het instrument soepel functioneert. Dit is iets waar instellingen die geïnteresseerd zijn in het opzetten van hun eigen werkgroepen gevoelig voor moeten zijn en zich bewust van moeten zijn. Waarom vond je het nodig om bepaalde mensen uit te nodigen om deel te nemen aan je werkgroep? Wat denk je dat ze vertegenwoordigen en waarom? Welke vooroordelen bepalen deze beslissingen en hoe zullen deze de bedoelingen van de werkgroep beïnvloeden?

Wanneer een werkgroep op uitnodiging wordt gevormd, zoals de werkgroep Collecting Otherwise, is het een gecureerde ruimte. Het is dus belangrijk om je af te vragen wat voor soort groep er wordt gecureerd en waarom. Probeert je werkgroep je instelling te vertegenwoordigen of uit te breiden? Deze vragen zijn belangrijk om ervoor te zorgen dat de gesprekken, dynamiek en perspectieven van een werkgroep niet simpelweg die van de thuisinstelling kopiëren. Aan de andere kant zijn deze vragen cruciaal om om te gaan met hoe werkgroepleden – als ze verschillen van de verwachtingen die de gastinstelling heeft van haar netwerk – ontvangen en begrepen zullen worden wanneer ze in contact komen met de instelling.

Hoewel de werkgroep zelf een multifunctioneel instrument is, stelt elk lid de mechanismen binnen de groep samen en cultiveert die, om ervoor zorgen dat het instrument soepel functioneert. Dit is iets waar instellingen die geïnteresseerd zijn in het opzetten van hun eigen werkgroepen gevoelig voor moeten zijn en zich bewust van moeten zijn. Waarom vond je het nodig om bepaalde mensen uit te nodigen om deel te nemen aan je werkgroep? Wat denk je dat ze vertegenwoordigen en waarom? Welke vooroordelen bepalen deze beslissingen en hoe zullen deze de bedoelingen van de werkgroep beïnvloeden?

Wanneer een werkgroep op uitnodiging wordt gevormd, zoals de werkgroep Collecting Otherwise, is het een gecureerde ruimte. Het is dus belangrijk om je af te vragen wat voor soort groep er wordt gecureerd en waarom. Probeert je werkgroep je instelling te vertegenwoordigen of uit te breiden? Deze vragen zijn belangrijk om ervoor te zorgen dat de gesprekken, dynamiek en perspectieven van een werkgroep niet simpelweg die van de thuisinstelling kopiëren. Aan de andere kant zijn deze vragen cruciaal om om te gaan met hoe werkgroepleden – als ze verschillen van de verwachtingen die de gastinstelling heeft van haar netwerk – ontvangen en begrepen zullen worden wanneer ze in contact komen met de instelling.

Elk lid van Collecting Otherwise was eindeloos interessant, nieuwsgierig, aardig en getalenteerd. Hoewel ik niet betrokken was bij het uitnodigingsproces, noch op de hoogte ben van de bedoelingen erachter, viel het me op hoe ze allemaal op natuurlijke wijze met elkaar omgingen en ideeën uitwisselden, niet gebonden door hun beroep of achtergrond, maar door een gedeelde interesse in collectief nadenken en kritisch brainstormen. Onze gesprekken begonnen misschien met onderwerpen of projecten die relevant waren voor het Nieuwe Instituut, maar dit waren eerder uitgangspunten dan beperkende parameters. Ik waardeerde het hoe de bijeenkomsten veel ruimte lieten om onderwerpen te verkennen die verder gingen dan 'werk' of onze gemeenschappelijke doelen, zonder dat de bijdrage van elk lid werd beperkt tot een bepaalde specialisatie.

Veeleer creëerden we samen een ruimte waarin ideeën, problemen en kennis konden worden ontrafeld en opnieuw vervlochten, uit elkaar getrokken en weer in elkaar gezet. Tussen de oprichting en de 'voltooiing' van een werkgroep liggen talloze herinneringen, intenties, prestaties en vieringen die de groep met elkaar deelt.

Er was geen gevoel van urgentie bij de bijeenkomsten van Collecting Otherwise; we namen de tijd en lieten ons door ieders gedachten meenemen naar waar ze maar heen wilden, genietend van elk vertrekpunt en aankomst. Ook al logden we allemaal vanuit verschillende delen van de wereld in op het Zoomgesprek, het voelde alsof we samen in de woonkamer zaten, waarbij de chat fungeerde als koffietafel, die vol kwam te liggen met artikelen, foto's, videoclips, bemoedigende woorden en grappen.

Hoewel een werkgroep vaak wordt gekenmerkt door het tijdelijke karakter ervan, hoeft er nooit echt een einde aan te komen; de werkgroep Collecting Otherwise heeft voeding gegeven aan dit idee. Sommige werkgroepleden hebben bijvoorbeeld gereflecteerd op hoe de werkgroep en haar discussiepunten en methoden naar voren waren gekomen in andere samenwerkingsprojecten of in gesprekken met vrienden of partners. Op deze manier blijven de collectieve gesprekken en inzichten van de werkgroep elders rondreizen – en krijgen ze onverwachte navolging over de hele wereld. De gedeelde documenten en virtuele whiteboards van de werkgroep zijn het materiële bewijs dat de tijd die als collectief werd doorgebracht nooit echt eindigt, maar dat je er altijd naar kunt terugkeren.

De hierboven aangehaalde definitie van werkgroepen impliceert een gevoel van vergankelijkheid – samengebracht voor een doel en weer uit elkaar gehaald als het doel is bereikt. Het wist de lagen uit die de oprichting van de werkgroep mogelijk maakten, en alle lagen die na de oprichting ontstonden.

Voor Collecting Otherwise zijn werkgroepen "niet-lineair", "overvloedig", "genereus", "veelomvattend", "een plaats om te verblijven, genereren, doordenken en denken met", "vergelijkbaar met een 'wachtkamer' – een ruimte waarin het ritme van de tijd vertraagt, wordt vervormd, zich ontvouwt in verschillende tijdlijnen/snelheden", en "een ruimte van ontmoeting en het onder de loep nemen van de omgeving" – zoals sommige leden het omschrijven.

Het tijdelijke karakter waar werkgroepen vaak mee geassocieerd worden suggereert stress: veel doen in weinig tijd. Maar de leden van de werkgroep Collecting Otherwise stelden vast dat deze werkgroep anders was dan andere waaraan ze hadden deelgenomen, wat ze toeschreven aan het "langetermijntempo" en de "balans tussen groeps- en individuele trajecten". Ze gaven aan dat ze zich "opgelucht" voelden toen ze gevraagd werden om deel te nemen aan deze werkgroep—en ze blijven zich opgelucht voelen doordat ze "geaccepteerd worden op basis van de methoden/onderwerpen/contexten" waarin ze geïnteresseerd zijn. In deze werkgroep was er geen vaste taak om verslag over uit te brengen, maar werden de benaderingen, interesses en achtergronden van elk lid met elkaar verweven om projecten te co-creëren.

Werkgroepen zijn een instrument waarmee de meeste mensen bekend zijn, maar Collecting Otherwise laat zien hoe ze kunnen opbloeien op onvoorspelbare en bevredigende manieren, die verder gaan dan het bevredigende gevoel dat voortvloeit uit het behalen van een doel of de voltooiing van een project. Werkgroepen kunnen vriendschappen creëren, samenwerkingsverbanden inspireren, dromen aanwakkeren en nieuwe manieren van denken aanmoedigen. Ze zijn een instrument dat om meer dan één reden kan worden gebruikt en bij elke bijeenkomst zullen er waarschijnlijk meer redenen naar voren komen. Door minder te focussen op de output en meer op het tussenliggende, kan een werkgroep veel meer worden dan alleen maar werken in een groep.