Architectuur Dichterbij. 18 verhalen over erfgoed en innovatie
Als onderdeel van Architectuur Dichterbij heeft het Nieuwe Instituut in opdracht van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap een innovatief serviceplatform ontwikkeld dat volledig voldoet aan de data- en infrastructuurstandaarden van het Netwerk Digitaal Erfgoed. Als een van de eerste projecten in zijn soort in Nederland is de ontwikkeling van het Collectieplatform bedoeld om nieuwe methoden te testen en te evalueren om erfgoedcollecties te ontsluiten, en vervolgens als blauwdruk te dienen voor andere culturele organisaties.
Tekst Lois Hutubessy
Om dit te bereiken werkte het instituut samen met verschillende leveranciers aan de ontwikkeling van diverse systeemcomponenten. Linked by Air ontwierp het concept en de stijlgids, Lifely ontwikkelde de front-end component en Triply leverde linked data-producten en expertise. Het project introduceerde ook nieuwe interne rollen en verantwoordelijkheden, waaronder een producteigenaar, een redactie en een architecture group.
Het proces
Externe partijen werden geselecteerd via een aanbestedingsprocedure om in de herfst van 2021 met het project te beginnen. Tijdens de eerste ontwerpfase werden verschillende concepten vergeleken, geschetst en met prototypes getest door eindgebruikers op afstand. Deze ontwerpen werden vervolgens overgedragen aan het ontwikkelteam, dat vaststelde wat het minimal viable product (het minimum te realiseren product) zou zijn. De eerste versie van het product werd gepresenteerd op de conferentie van Architectuur Dichterbij, Disclosing Futures, Rethinking Heritage, in de herfst van 2022.
De feedback op de eerste versie werd gebruikt om in 2023 een nieuwe versie te lanceren, waarin belangrijke verbeteringen waren aangebracht in het ontwerp en de infrastructuur van het platform, evenals in de projectaanpak en de workflow van het team. Naast ontwerp en ontwikkeling werden parallelle trajecten opgezet om de kwaliteit van de data, het strategieontwerp en de informatiearchitectuur te verbeteren. Dit zorgde voor een samenhangende en gecoördineerde benadering van de continue ontwikkeling van het platform.
Terugkijkend heeft het project drie fasen doorlopen, elk met zijn eigen leerervaringen. Ten eerste waren er in de ontwerpfase iteratieve testen met verschillende belanghebbenden en gebruikersgroepen. Pas toen de ontwerpen werden overgedragen aan het ontwikkelteam werden de obstakels voor de implementatie duidelijk. Dit leidde tot een herstart van het project, waarbij de nadruk meer kwam te liggen op procesmanagement en een agile aanpak om de productiviteit van het scrumteam te vergroten.
De doelstelling om de waarde voor de eindgebruiker te maximaliseren binnen het resterende budget leidde er echter niet toe dat het product een niveau bereikte waarop het succesvol kon worden gelanceerd voor een breder publiek. In de laatste iteratieve test werd prioriteit gegeven aan de haalbaarheid van de technische implementatie. Ontwerpen werden herzien zodat ze klaar waren voor ontwikkeling, terwijl een aanpak met een vaste scope het team meer controle over het eindresultaat gaf.
De uitdagingen
Een uitdaging gedurende het project was het afstemmen van processen en workflows tussen meerdere partijen in verschillende tijdzones met wisselende teamsamenstellingen. Er werden voortdurend nieuwe afspraken gemaakt om de projectorganisatie en -aanpak bij te sturen, en om ‘ready processen’ en de definitie van ‘done’ vast te stellen.
Technisch gezien was de grootste uitdaging een robuust, stabiel product te ontwikkelen dat zowel aan prestatiecriteria als aan andere niet-functionele eisen moest voldoen. Om dit aan te pakken werd een architecture group opgericht om continu de haalbaarheid in de gaten te houden en de implementatie te evalueren. Een andere uitdaging was het verbeteren van de kwaliteit van data, wat werd aangepakt met een apart project om data op te schonen.
Om een en ander nog wat ingewikkelder te maken, moest het platform volledig aan de standaarden voor linked open data (LOD) voldoen en de blauwdruk volgen voor het bouwen van serviceplatforms van het Netwerk Digitaal Erfgoed. LOD wordt gebruikt om de collectie van het Nieuwe Instituut te koppelen aan die van andere culturele organisaties. Hierdoor kunnen bezoekers van het Collectieplatform meerdere bronnen doorzoeken. Een onvoorziene uitdaging was de daadwerkelijke selectie en het matchen hiervan met externe bronnen die hun gegevens ook als LOD publiceren, omdat niet veel bronnen klaar bleken te zijn om gelinkt te worden.
Een belangrijke les van dit project is de impact van datakwaliteit op het succes van het product. De collectie van het Nieuwe Instituut bevat gegevens die gedurende tientallen jaren handmatig zijn geregistreerd en verzameld door medewerkers, en die door praktische beperkingen vaak onvolledig zijn. Terwijl het ontwerpproces steeds gevoed werd door de beschikbare data en gebruikersbehoeften, was de eerste conceptfase meer gericht op innovatieve designoplossingen. Het resultaat was dat het eindproduct de hiaten in de gegevens niet opvulde maar juist blootlegde, met als gevolg hier en daar doodlopende wegen. Achteraf gezien was het nuttig geweest vanaf het begin van het project voor een gegevensgestuurde aanpak te kiezen.
Tegelijkertijd heeft het project het verbeteren van de kwaliteit van de data versneld door aan te geven welke als eerste aangepakt moesten worden, zoals de online gepubliceerde data. Het heeft ook laten zien hoe noodzakelijk het is om externe verrijking mogelijk te maken, hetzij door menselijke tussenkomst, zoals bijvoorbeeld in het Asterisk*-project, hetzij door geautomatiseerd via LOD-verbindingen.
Toekomstige richtingen
De lancering van het Collectieplatform is gepland voor het najaar van 2024. Toekomstplannen voorzien in een doorgaande ontwikkeling, gevoed door feedback en inzichten in gebruikersgedrag. De volgende cruciale stap is om functies toe te voegen die zijn afgestemd op de behoeften van onderzoekers en archivarissen, zodat het huidige zoekportaal geleidelijk kan worden uitgefaseerd. Een andere prioriteit is het gebruik van AI om geavanceerde zoekfuncties te verbeteren, waardoor de collectie nog beter toegankelijk wordt. Het uiteindelijke doel is een continue koppeling van de collectie van het Nieuwe Instituut met die van andere culturele organisaties, om zo het gebied van architectuur en stedenbouw uitgebreid in kaart te brengen.