Architectuur Dichterbij. 18 verhalen over erfgoed en innovatieArchitectuur Dichterbij. 18 verhalen over erfgoed en innovatie

Tekst Alfred Marks

In de jaren ’20 van de vorige eeuw werd het voor het eerst mogelijk voor architecten om hun archief na te laten aan de Staat der Nederlanden. In afwachting van een op te richten architectuurmuseum gebeurde dit zonder bemoeienis van een archiefbeherende instelling. Het materiaal ging linea recta naar de zolders van het Rijksmuseum, ze werden onderdeel van universiteitscollecties, of bewaard op de burelen van de Bond der Nederlandse Architecten (BNA) of de vereniging Architectura et Amicitia. Over de condities waaronder archieven daar waren opgeslagen is weinig bekend.

Pas in 1972 werd de eerste archiefbewaarplaats opgericht voor deze archieven, het Nederlands Documentatiecentrum voor de Bouwkunst (NDB). Na eerst korte tijd op het Waterlooplein gehuisvest te zijn geweest werd het 19de-eeuwse kantoorgebouw van de voormalige Hollandse IJzeren Spoorwegmaatschappij aan de Droogbak in Amsterdam betrokken. Als archiefbewaarplaats was de locatie zeker niet optimaal. Er was geen klimaatinstallatie, waardoor temperatuur en luchtvochtigheid grote schommelingen konden vertonen. In de winter werd op vrijdagavond de verwarming uit kostenbesparing uitgezet. Maandag startte iedereen de week op in een koud gebouw dat, omdat de verwarming alleen een uit- en aan-knop had, in de loop van de week flink opwarmde. Het gebouw was met alle houten betimmeringen en tussenvloeren zeer brandgevaarlijk en ook niet altijd even veilig voor inbraak. Zo was bijvoorbeeld de achteringang met toegang tot de fietsenstalling vaak onbemand maar stond de deur wijd open.

Het NDB heeft als eerste archiefbeherende instelling de basis gelegd voor het huidige collectiebeleid. Er werd een acquisitiebeleidsplan opgesteld en nagedacht over systematiek in inventarisatie, bijvoorbeeld door gebruik te maken van een classificatiesysteem. Er werden (nieuwe) archieven geïnventariseerd, regelmatig door stagiaires van de universiteit, en er vond collectieonderzoek plaats, vooral ten behoeve van publicaties. Onderzoekers “woonden in"; dat wil zeggen dat ze kantoorruimten tot hun beschikking hadden en dat het archief waar ze onderzoek naar deden op hun kamer stond. Dat er gegeten, gedronken en veelal boven de stukken ook driftig gerookt werd hoorde er toen nog gewoon bij.

Het is niet mijn bedoeling om de organisatie van toen te diskwalificeren. Integendeel. In een korte periode zijn er ontzettend veel archieven geacquireerd, vaak onder grote tijdsdruk. Gevolg was dat er grote achterstanden ontstonden; zowel in registratie als fysiek beheer. Maar er werd zeker nagedacht over conservering en restauratie van de collectie. Zo werd voor advies en ondersteuning samenwerking gezocht met o.a. de Rijksdienst Monumentenzorg (RDMZ) en het Centraal Laboratorium voor onderzoek van voorwerpen van kunst en wetenschap (de voorloper van Instituut Collectie Nederland). In stukken uit 1982 is te lezen dat “wil het archief over een aantal jaren nog te gebruiken zijn conservering dringend noodzakelijk is”. Er werd dan ook al vroeg een pleidooi gehouden voor de inrichting van een volwaardig restauratieatelier binnen de muren van een toekomstig architectuurmuseum, een wens die tot op de dag van vandaag niet vervuld is.

In 1988 fuseerde het NDB met Stichting Wonen tot het Nederlands Architectuurinstituut, met Rotterdam als toekomstige vestigingsplaats. De architect Jo Coenen ontwierp hiervoor een nieuw gebouw. Een grote collectieverhuizing stond daarmee op stapel.

Ter voorbereiding op deze verhuizing werd ik in 1990 als archivaris aangenomen. Net afgestudeerd en met werkervaring binnen de afdeling Kaarten en Tekeningen van wat toen nog het Rijksarchief heette, nu Nationaal Archief, en waar alles tot in de puntjes was geregistreerd, geconserveerd en verpakt, was de situatie aan de Droogbak voor mij een redelijke schok. Veel archiefmateriaal lag onverpakt of in zeer slechte dozen op een plank. Veel van het gerolde materiaal lag los of zat in oude en vaak te kleine kokers. De tekeningen staken daarbij vaak uit waardoor ze snel extra schade opliepen. In depotruimten in het souterrain stonden zelfs kokers en/of losse rollen in vuilzakken rechtop in een hoek. Het was er bovendien vochtig en muf, waardoor schimmeluitbraak op de loer lag.

Plano tekeningen, al dan niet gevouwen, lagen vaak op stapels met slechts een wikkel ter bescherming waarop een summiere nummeraanduiding stond. Ook lagen er tekeningen boven op de stellingen, zonder nummer en zonder verpakking, veelal gelicht voor presentatiedoeleinden maar daarna niet terug geborgen.

Dit kwam mede doordat een goede standplaatsregistratie ontbrak waardoor het zoeken naar materiaal in de depots, bijvoorbeeld ten behoeve van raadpleging in de studiezaal, soms een uitdaging was; en dus ook het weer terug bergen. Al met al een slecht uitgangspunt voor een verhuizing. Met extra financiële middelen werd het mogelijk om achterstanden aan te pakken en serieus aan de verhuisvoorbereiding te beginnen; dit onder de noemer 'de grote sprong'.

Er werd gestart met het opstellen van een goed archievenoverzicht; er was een redelijk actuele aanwinstregistratie maar voor meerdere archieven moest informatie worden teruggezocht in de correspondentie.

Op basis van dit overzicht kon een plan de campagne worden gemaakt:

• Was er een (goede) inventaris?
• Zo ja; was het archief dan ook goed verpakt?
• Zo ja; dan kon dit archief als verhuisklaar worden beschouwd.
• Was het antwoord nee; en dat was meestal het geval, dan vond inventarisatie plaats; gezien de tijdsdruk betrof dit meestal een vluchtige inventarisatie in de vorm van een plaatsingslijst.
• En ook dan werd het archief verpakt en vond depotregistratie plaats.

Langzaam maar zeker zag je orde ontstaan in de depots en kregen we meer grip op de omvang van de collectie. Deze groeide door het verpakken wel in volume; er werden daarom ruimtes bij gehuurd en tijdelijke stellingen gebouwd om de collectie goed te kunnen bergen.

Het verpakken van de archieven kan gezien worden als de eerste stap in de passieve conservering van de collectie. Bij de keuze voor de verpakkingen was één van de uitgangspunten zoveel mogelijk rekening te houden met de diversiteit aan verschillende formaten, wetende dat niet voor ieder formaat een verpakking op maat voorradig was. Verder was het belangrijk om vooruit te kijken. Dat wil zeggen dat bij de keuze van de verpakkingen rekening gehouden moest worden met de maatvoering van de planken en stellingen in het nieuw in te richten depot. Uiteindelijk heeft dit geresulteerd in de aanschaf van een reeks van verpakkingen die qua maatvoering aansloten op de maatvoering van de nieuwe stellingen en die met elkaar uitwisselbaar zijn. En gelukkig was er budget beschikbaar om goede kwaliteit zuurvrije verpakkingsmaterialen aan te schaffen. De keuzes die toen gemaakt zijn vinden nu nog steeds navolging.

Met het verpakken is dus een eerste stap in conservering, maar hierbij moet wel worden opgemerkt dat het materiaal werd verpakt zoals het werd aangetroffen. Zonder eerst de mogelijkheid of wenselijkheid van vlakken te onderzoeken werden gerolde tekeningen in nieuwe kokers verpakt. Ook als deze in slechte conditie verkeerden, bijvoorbeeld met verfrommelde uiteinden. Dit gold ook voor de grote aantallen (tot A4) gevouwen tekeningen. Zonder onderscheid werden kwetsbare calques of andere ontwerptekeningen overgeheveld naar archief- en/of prentendozen. Plano tekeningen werden wel op formaat geborgen maar ook hier werden gevouwen tekeningen vaak zonder verdere behandeling omgepakt. Actieve conservering was dus geen onderdeel van de grote sprong; het scheiden van technieken bleef achterwege en schades aan tekeningen bleven onbehandeld.

Misschien was het grootste succes van de 'grote sprong' wel de enorme inhaalslag die geleverd is wat betreft ontsluiting en registratie. Door alle inventarissen en plaatsingslijsten in te voeren in eerst Word Perfect 2.4 en toen Word, werden ze voor het eerst op een zoekterm doorzoekbaar. In eerste instantie nog niet online, maar wel op zaal. Maar ronduit vooruitstrevend was de ontwikkeling van het depotregistratiesysteem; hierin werd zowel de depotregistratie in de Droogbak bijgehouden, maar ook de data voor de depotinrichting in het nieuwe gebouw in Rotterdam. Op basis daarvan was het mogelijk om geautomatiseerde verhuislijsten te genereren. Het systeem was zeer flexibel en gebruiksvriendelijk; het waarschuwde je als je een registratiefout maakte door een verpakking op een plank te willen plaatsen die al zijn maximumcapaciteit had bereikt. Het systeem heeft nog geruime tijd naast een collectie-informatiesysteem gefunctioneerd. Nu is de depotregistratie onderdeel van de collectiedatabase AXIELL.

Na de verhuizing in 1993 bleef conservering een ondergeschoven kindje. Na een acquisitiestop gedurende de verhuisperiode ging de aandacht vooral uit naar de verwerving van nieuwe archieven. De eerste jaren was er binnen de formatie geen ruimte voor behoud- en beheermedewerkers en was al met al de kennis met betrekking tot conservering beperkt. Daarbij speelde ook mee dat er geen registratie plaatsvond met betrekking tot de conditie van archieven, omdat er nog geen centraal collectie-informatiesysteem beschikbaar was.

In 2011 gaf B. Mousavi, net daarvoor aangesteld als hoofd Collectie, de opdracht voor een UPAA-onderzoek, een gestandaardiseerde methode voor het onderzoeken van de fysieke staat van archiefmateriaal. De uitkomsten waren ronduit negatief. Op basis van dit onderzoek moest geconcludeerd worden dat een groot percentage van de collectie in zodanig slechte conditie verkeerde dat hantering en raadpleging van het materiaal niet meer verantwoord was. En dit terwijl openbaarheid van de archieven de pijler onder het hele collectiebeleid was en is. Uiteindelijk heeft lobby geleid tot de toekenning in 2018 van extra financiering waarmee het programma Architectuur dichterbij vormgegeven kon worden.

In het bestek van dit zesjarig erfgoedprogramma zijn ongeveer een 500.000 bladen geconserveerd. Denk hierbij aan het vlakken van gerolde tekeningen, het uitvouwen, vlakken en plano bergen van gevouwen tekeningen, het uitdunnen en herpakken van te dik verpakte dozen en/of portefeuilles, het scheiden van calques en lichtdrukken en het extra beschermen van kwetsbaar materiaal. Daarnaast werd er actieve conservering uitgevoerd: het verwijderen van (oppervlakte)vuil, het repareren van randschades en scheuren, en het stabiliseren van oud plakband om verklevingen tegen te gaan. Daarnaast is de registratie van de archieven sterk verbeterd door het toekennen van trefwoorden en is er nu meer inzicht in de daadwerkelijke omvang van de collectie. Alle kennis en ervaring die is opgebouwd is vastgelegd in een conserverings- en registratieprotocol dat dient als handvat voor het beheer van de collectie in de toekomst.