Bijlage 4 FormatiestappenplanBijlage 4 Formatiestappenplan

Voorbereiding en basisdocumentatie

• Leg de oorspronkelijke technische setup vast (inclusief plattegronden, apparatuur, softwareversies)(zie bijlage 3 voor een aanzet)
• Verzamel creatieve uitgangspunten: conceptbeschrijving, intenties van de maker, bedoelde ervaring van het publiek.

Maak een eerste versie van de tech rider en concept bible

• Opzetten van het ‘live document’
• Richt een centraal en toegankelijk documentatiesysteem in (bijv. gedeelde map of projectwiki).
• Leg vast dat dit een “levend document” is: het groeit mee met het project en bevat ook informele, ad-hoc beslissingen.
• Bepaal wie verantwoordelijk is voor het bijhouden van updates.
• Verzamel en behoud alle oorspronkelijke videomaterialen, walkthroughs, foto’s en een technische paper.

Analyseer het werk op afhankelijkheden van OS, software en hardware

• Zodat je de benodigde resources kan behouden (hardware, peripherals, source code, exe’s en media assets (bv video, audio).
• Let ook op het behouden van gebruikte drivers en afhankelijkheden van SDK’s, zoals Android en iOS tools bij AR development.

Kopieer de data naar een goede archiefplek

• Meerdere kopieën opslaan op minimaal twee verschillende plekken is verplicht. Sommige file formats dragen al technische metadata, zoals display dimensions, scale, provenance. Indien dit niet het geval is dienen zulke data apart te worden opgeslagen.
• Optioneel: migreren naar nieuwe hardware of een software emulation oplossing. Dit zal het werk veranderen, kan dat?

Documenteer tijdens een opbouw en/of een productie

• Registreer technische aanpassingen en geïmproviseerde oplossingen (bijv. bugs, kabelrouting, aanpassingen in software of hardware).
• Maak foto’s, video’s en/of 3D scans van de opstelling.
• Noteer welke apparatuur en configuraties uiteindelijk zijn gebruikt (inclusief versienummers en settings).
• Leg afwijkingen vast t.o.v. het originele plan.

Vastleggen van publieksinteractie en ervaring

• Beschrijf de volgorde van handelingen en beleving voor bezoekers (bijv. ontvangst, wachttijd, stappen in de ervaring).
• Noteer de benodigde medewerkersrollen (zoals host, technicus, gids).
• Verzamel feedback over hoe het publiek de ervaring beleeft (indien mogelijk).
• Maak audience experience opnames: sensor en screen recordings. Gebruik live documentatie tools die output van verschillende media aankan en alle mogelijke inhoud kan vastleggen.
• Bedenk ook op welke wijze deze content weer af te spelen is.

Opstellen van service design blueprint (een overdracht voor toekomstige partners)

• Maak een service blueprint waarin je visualiseert:
• Frontstage: handelingen en ervaring van de bezoeker
• Backstage: processen en mensen achter de schermen die dit mogelijk maken
• Leg de relatie vast tussen ruimtelijke indeling, technologie en publieksinteractie.
• Voeg een “franchise”-instructiedocument toe voor externe uitvoerders of partners.

Archiveren van fysieke elementen en locatie-informatie

• Bewaar of documenteer belangrijke fysieke props of installatiedelen.
• Leg kenmerken vast van de oorspronkelijke (ideale) locatie: afmetingen, akoestiek, lichtinval, infrastructuur.

Evaluatie en bijwerken

• Laat betrokken technici, ontwerpers en makers het document checken op volledigheid.
• Update het document na elke herinstallatie of uitvoering.
• Plan regelmatig een reviewmoment om het document actueel te houden.