Inrichting Digitaal ArchiefInrichting Digitaal Archief

De Rijkscollectie voor Nederlandse Architectuur en Stedenbouw bestaat uit een grote hoeveelheid analoge documenten en objecten. Ze zijn opgebouwd uit een fysieke drager, die aan de hand van verschillende technieken (tekenen, fotografische procedés) van informatie is voorzien. Conservering is voor een groot deel gericht op het behoud van drager en informatie. Digitale documenten en objecten zijn anders opgebouwd. Zij bestaan uit bitstreams (de enen en nullen), die representatie-informatie nodig hebben om tot het - authentieke - object of document gereconstrueerd te kunnen worden. Van groot belang voor de preservering is hier de omgeving - software, besturingssysteem, hardware - waarbinnen het document, model of kunstwerk gecreëerd is. Hierin ligt de representatie-informatie besloten. Software en de technische omgeving veranderen voortdurend. Daarom is digitale informatie veel kwetsbaarder dan analoge. Binnen de architectuurpraktijk zijn digitale bestanden en modellen bovendien complex, software is vaak leveranciersafhankelijk en de hoeveelheid digitale informatie groeit exponentieel. Deze uitdaging werd in 2017 door Behrang Mousavi beschreven in het artikel _De toekomst van digitale duurzaamheid_. Onderzoek, voorzieningen, maatregelen, beleid, strategie en professionalisering zijn nodig om digitale informatie in stand te houden.

Maatregelen, voorzieningen en beleid voor het in stand houden van digitale informatie zijn gericht op integriteit, authenticiteit, betrouwbaarheid en bruikbaarheid. Dit zijn de preserveringsdoelen. Integriteit betreft het in stand houden van het digitale object - de originele bitstream. Die mag niet verloren gaan of onbedoeld of onbevoegd gewijzigd worden. We spreken hier van bitpreservering. Bij authenticiteit gaat het om het in stand houden van het - oorspronkelijke - informatieobject. Er zijn maatregelen nodig die het verlies van informatie tegengaan. Het informatieverlies komt vaak voort uit verandering of verlies van de oorspronkelijke omgeving (software etc.). Het is daarom belangrijk technologische veranderingen die een bedreiging vormen in de gaten te houden. We hebben het dan over functionele preservering. Dat kan betekenen dat je het bestand migreert (omzet) naar een bestandsformaat dat voor lange tijd leesbaar blijft. Of je kunt emulatie toepassen, waarbij je met de inzet van emulatiesoftware en gebruik van de oorspronkelijke software de oorspronkelijke omgeving nabootst. En soms kan de strategie 'computermuseum' zijn: je bewaart alle oude hard- en software. Daarnaast speelt de context - de handeling, het proces, het project en de projectfase- waaruit het informatieobject voort is gekomen, een rol. Als je deze context niet behoudt, gaat een groot deel van de betekenis ervan verloren. Het gaat hier om betrouwbaarheid. Tenslotte moeten digitale objecten vindbaar zijn. Dat heeft te maken met veilige en betrouwbare opslag, het toekennen van unieke kenmerken en het terug kunnen zoeken op betrouwbare beschrijvende en ontsluitende metadata. Ook moeten het gevonden bestand en de metadata gepresenteerd kunnen worden, op een manier die begrijpelijk is voor de gebruiker.

Om verlies en ongewenst wijzigen van informatie te voorkomen is een veilige omgeving nodig die de integriteit van de digitale objecten bewaakt. Deze omgeving draagt ook bij aan het behoud van de authentieke informatieobjecten. Om archiefdocumenten, modellen, kunstwerken en publicaties te kunnen behouden is het belangrijk zoveel mogelijk kenmerken ervan vast te leggen die voor de preservering van belang zijn. Daarmee maak je onder meer latere migratie of emulatie mogelijk. Al deze data worden vastgelegd in metadatasets die onverbrekelijk verbonden zijn met de digitale objecten die samen het informatieobject vormen. Je hebt dus een systeem nodig dat ervoor zorgt dat je weet wat je hebt, wat daar de kenmerken van zijn, waar het bijhoort en dat toegang biedt en een goed beheer mogelijk maakt.

Het systeem waarbinnen Het Nieuwe Instituut dat gaat doen is Archivematica. Dit is een open source e-depot applicatie die voldoet aan verschillende standaarden voor digitaal archiefbeheer en metadata. Het systeem maakt deel uit van een functionele omgeving die e-depot (trusted digital repositioy) wordt genoemd. Dit systeem voldoet aan de eisen van het OAIS model. Dit is het referentiemodel voor het op lange termijn duurzaam bewaren van (digitale) archieven. Het maakt de omgeving, functies, verantwoordelijkheden en informatie-eenheden die hierbij betrokken zijn duidelijk. Door het model te volgen weten we zeker dat we alle digitale aanwinsten op een goede manier opnemen, van vereiste metadata voorzien en goed zorgdragen voor opslag, beheer, preservering, rechtenmanagement en toegang.

Om binnen het systeem preservering uit te kunnen voeren (preservation planning) is het nodig technologische veranderingen in de gaten houdt (technology watch). Ook is het nodig de gebruikersgroepen goed te kennen, want wat zij uit onze digitale collectie gebruiken moet nu en in de toekomst begrijpelijk voor hen zijn. De uitvoering van de preservering gebeurt binnen het kader van de preserveringstrategie die Het Nieuwe Instituut ontwikkelt en die voortdurend beheerd en geactualiseerd zal worden. Als bijvoorbeeld MS Word verdwijnt zullen we binnen onze strategie moeten bepalen waar het systeem Word bestanden naar omzet. Een ander voorbeeld is QuarkXpress. Dit opmaakprogramma werd tussen 1995 en 2005 zeer veel gebruikt door ontwerpers en architecten, maar het is inmiddels grotendeels in onbruik geraakt. Migratie naar PDF of bijvoorbeeld Adobe InDesign is mogelijk, maar leidt altijd tot informatieverlies. Een andere optie is gebruik te maken van emulatie. De preserveringstrategie bepaalt hiervoor de te volgen koers.

Het Digitaal Archief in Archivematica zal in 2020 na een testtraject ingericht worden. Daarmee wordt een effectief, correct en controleerbaar beheer en behoud van de digitale collectie mogelijk. De functies van het systeem worden uitgewerkt, workflows worden gedefinieerd en geïmplementeerd, en een metadatabeleid en metadatamodel zullen worden ontwikkeld en geïmplementeerd. In 2020 en in de jaren daarna werken we onze preserveringsstrategie steeds verder uit. Tot de digitale archieven waarbinnen onderzoek en tests plaatsvinden behoren het MVRDV-archief en het archief van Michael van Gessel.

Het is belangrijk om wat wij opnemen in Archivematica goed voor te bereiden. De digitale aanwinsten die wij ontvangen kennen vaak allerlei problemen, zoals ordening en complexiteit van dossiers en archieven, een grote verscheidenheid aan bestandsformaten en gebrek aan geschikte beschrijvende metadata en informatie over de auteursrechtelijke status. Ook kunnen data op oude dragers staan, bijvoorbeeld diskettes en oude computers. Er is daarom een omgeving nodig waarin veiligstelling, analyse, ordening en aanvulling van metadata plaats kunnen vinden. Wij gebruiken daarvoor de BitCurator omgeving, die ook door het CCA (Canadian Centre for Architecture) gebruikt wordt. Dit is een Linux omgeving die allerlei software tools bevat voor het veiligstellen, analyseren, ordenen en nader beschrijven en duurzaam verwerken van digitaal materiaal. Het resultaat van de voorbereiding in de BitCurator omgeving is dat het materiaal dat opgenomen wordt in Archivematica aan allerlei kwaliteitseisen voldoet.

Het beleidskader waarbinnen het ontwikkelen van voorzieningen, processen en strategie plaatsvindt, is de Preservation Policy (2018) van Het Nieuwe Instituut. Deze verbindt de uitdagingen van duurzaam toegankelijke digitale architectuurarchieven met standaarden, principes, concepten en modellen voor digitale preservering.

De preserveringsstrategie wordt verder ingevuld door onderzoek naar mogelijke strategieën voor de AutoCAD .dwg en .dxf formaten - veruit de meest voorkomende ontwerpsoftware in onze archieven. Vanwege te complexiteit van deze en andere ontwerpsoftware is omzetten naar een ander duurzamer bestandsformaten vaak een problematisch strategie. Daarom wordt er ook onderzoek gedaan naar de mogelijkheden van emuleren. Emulatie is een duurzaamheidsstrategie gericht op het behoud van digitale bronnen zoals ze oorspronkelijk zijn vervaardigd en gebruikt. Door emulatietechnieken toe te passen wordt het mogelijk het gedrag van een verouderde computer na te bootsen op een andere (nieuwere) computer. Emulatie kan op vier aspecten van een computer van toepassing zijn: de hardware, het besturingssysteem, de bijbehorende software en de digitale objecten die met die software zijn vervaardigd. Het Nieuwe Instituut neemt deel in het project Software archivering en emuleren van het Netwerk Digitaal Erfgoed. Dit onderzoekt de mogelijkheden van Emulation-as-a-Service (EaaS). EaaS is een schaalbaar, kosteneffectief, cloud-gebaseerd model voor emulatieprocedures voor gebruik door erfgoedinstellingen. Het project wil komen tot een testomgeving voor EaaS en een handleiding voor instellingen die willen beginnen met emuleren. In de toekomst kunnen dan informatieobjecten uit onze collectie met behulp van een externe emulatieservice in hun oorspronkelijke vorm gerepresenteerd worden.

In 2018 werd onderzoek gedaan naar de digitale archieven bij zes architectenbureaus die deel uitmaken van het acquisitieprofiel van Het Nieuwe Instituut. Veel van de kwesties waarmee Het Nieuwe Instituut te maken krijgt bij het verwerken, beheren en preserveren van digitale archieven ontstaan al bij de creatie en het informatiebeheer in de architectuurpraktijk. Daarom is het nodig om de praktijk beter te leren kennen en informatie te delen met de bureaus. Het onderzoek heeft een aantal risico's geïdentificeerd en doet aanbevelingen. De resultaten vormen de basis voor verder onderzoek in 2020.

Sinds 2010 werkt Het Nieuwe Instituut binnen diverse verbanden samen met onder meer Eye, Beeld en Geluid, Het Nationaal Archief en de Rijksdienst Cultureel Erfgoed. Deze samenwerking is in 2018 onderdeel geworden van Het Netwerk Digitaal Erfgoed. Het Nieuwe Instituut startte in 2015 het traject voor digitale duurzaamheid met een onderzoek naar de gewenste volwassenheidsniveaus en de benodige capaciteiten. In 2016 werd daartoe een professionaliseringstraject ingezet. Begonnen werd met een interne cursus over digitale preservering. Daarna ontwikkelde Het Nieuwe Instituut samen met het Netwerk Digitaal Erfgoed Leren Preserveren. Leren Preserveren heeft sindsdien een grote bijdrage geleverd aan het opleiden van erfgoedprofessionals die met beheer en behoud van digitale archieven en verzamelingen te maken krijgen. Het Nieuwe Instituut brengt het beheer van de digitale collectie naar hetzelfde niveau als dat van de analoge collectie. Professionalisering van de organisatie krijgt daarbij blijvend aandacht. Daarmee ontwikkelt Het Nieuwe Instituut zich steeds meer tot kennisinstituut en knooppuntinstelling voor duurzame toegankelijkheid.

Tekst: Frans Neggers, digitaal archivaris bij Het Nieuwe Instituut en projectleider Leren Preserveren voor het Netwerk Digitaal Erfgoed.